Double Opt-in Schritt für Schritt einrichten
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie die Double-Opt-in-Funktion einrichten
Die Implementierung von Double Opt-in in Ihrer Organisation mag kompliziert erscheinen. Nun, da Sie wissen, was dieser Mechanismus ist, laden wir Sie ein, weiterzulesen – wir erklären Ihnen im Folgenden alles Schritt für Schritt!
Schritt 1: Aktivierung der Funktion in den Einstellungen
Bevor Sie mit der Konfiguration von Double Opt-in für bestimmte Compliance-Profile beginnen, müssen Sie diese Funktion auf Systemebene aktivieren.
- Gehen Sie zu Einstellungen und suchen Sie in der Kategorie „Übersicht“ nach Feature-Switches.
- Setzen Sie den Schalter „Double Opt-in“ auf „Ein“.
- Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf „Speichern“.
Das Aktivieren des Funktionsschalters aktiviert Double Opt-in nicht automatisch für alle eingereichten Formulare. Es ermöglicht lediglich die Nutzung dieser Funktion. Eine zusätzliche Konfiguration ist erforderlich, um Double Opt-in für verschiedene Compliance-Profile im System zu aktivieren.
Schritt 2: Double Opt-in für Ihr Compliance-Profil konfigurieren
Compliance-Profile verstehen
Double Opt-in wird separat für jedes Compliance-Profil konfiguriert. Ein Einwilligungsprofil ist eine Sammlung von Einwilligungseinstellungen, die mit Formularen und Marketingkommunikation verknüpft werden können. Wird Double Opt-in für ein Einwilligungsprofil aktiviert, haben alle neu erstellten Formulare, die Einwilligungen für die Zwecke und Themen dieses Einwilligungsprofils erfassen, automatisch Double Opt-in aktiviert.
Konfiguration des Compliance-Profils
Nach Aktivierung des Funktionsschalters können Sie zu einem beliebigen Compliance-Profil wechseln und über die Registerkarte „Double Opt-in“ diese Funktion für dieses Profil aktivieren.
Konfigurationsprozess
Einrichtung starten
- Wählen Sie auf der Registerkarte „Double Opt-in“ die Schaltfläche „Double Opt-in einrichten“.
- Das System startet automatisch den Prozess zur Erstellung der erforderlichen Elemente.
Fortschrittsüberwachung
- Die Konfiguration läuft asynchron, sodass Sie in anderen Bereichen des Produkts weiterarbeiten können, ohne die Einrichtung zu beeinträchtigen.
- Sie können jederzeit zum Konfigurationsprozess zurückkehren – er zeigt stets die aktuellsten Fortschrittsinformationen an.
Überprüfen und Bearbeiten der Bestätigungs-E-Mail
- Nach Abschluss der Einrichtung finden Sie einen Link zur Bestätigungs-E-Mail, die das System in Ihrem Namen erstellt hat, im Status „versandbereit“.
- Sie sollten diese E-Mail überprüfen und entsprechend Ihren geschäftlichen Anforderungen bearbeiten (mehr dazu in Schritt 3: Details zur Bestätigungs-E-Mail).
- Die E-Mail verwendet das Standard-Markenprofil des Systems und den Standardabsender aus dem Markenprofil.
Überprüfen und Bearbeiten des Erfassungsprozesses
- Es wird zudem eine getriggerte Journey erstellt, die diese Bestätigungs-E-Mail an jeden Kunden sendet, der das Formular ausfüllt (mehr dazu in Schritt 4: Konfiguration des Bestätigungs-Erfassungsprozesses).
- Die getriggerte Journey wird veröffentlicht und ist aktiv, leitet jedoch keine Nutzer weiter, solange der Double-Opt-in-Schalter für das Compliance-Profil nicht aktiviert ist.
Konfiguration der Versandbedingungen
- Sie können wählen, ob die Double-Opt-in-E-Mail bei jeder Formularübermittlung oder nur an neu erstellte Kunden gesendet wird.
- Ein Kunde gilt als neu, wenn für seine E-Mail-Adresse innerhalb des ausgewählten Compliance-Profils keine Kontaktpunkt-Einwilligung vorliegt.
Konfiguration der Bestätigungsseite
- Legen Sie fest, welche Meldung den Kunden angezeigt werden soll, nachdem sie auf die Schaltfläche zur Präferenzbestätigung in der Bestätigungs-E-Mail geklickt haben. Sie können wählen zwischen:
- Weiterleitung des Kunden auf eine URL Ihrer Wahl.
- Einer vom System gehosteten Bestätigungsseite mit einer Nachricht Ihrer Wahl.
Aktivierung von Double Opt-in
- Nach Überprüfung und Bearbeitung Ihrer E-Mail gehen Sie zur Registerkarte „Double Opt-in“ Ihres Einwilligungsprofils und aktivieren die Funktion.
- Dadurch durchlaufen alle neu eingereichten Formulare (die Einwilligungen für Zwecke und Themen des Compliance-Profils erfassen) automatisch die Double-Opt-in-Journey.
- Damit der Double-Opt-in-Prozess korrekt funktioniert, kann jedes Formular jeweils nur Elemente aus einem Compliance-Profil enthalten.
- Die Aktivierung von Double Opt-in für ein Compliance-Profil aktiviert den Double-Opt-in-Ablauf nur für Formulare, die nach Aktivierung des Funktionsschalters erstellt wurden.
- Formulare, die bereits vor Aktivierung der Funktion existierten, haben Double Opt-in standardmäßig deaktiviert; dies kann jedoch manuell geändert werden.
Schritt 3: Details der Bestätigungs-E-Mail
Das System generiert nach Start der Konfiguration automatisch eine Double-Opt-in-Bestätigungs-E-Mail für das Compliance-Profil. Die E-Mail wird auf Basis der mit dem Produkt mitgelieferten Standardvorlage erstellt.
Wichtigste Elemente einer E-Mail
- Inhaltstyp: Die E-Mail zeigt den Inhaltstyp der Bestätigungsnachricht an, der nicht geändert werden kann.
- Compliance-Profil: Das Compliance-Profil der E-Mail wird auf das Compliance-Profil gesetzt, für das die Double-Opt-in-Konfiguration gestartet wurde. Als Ziel wird das transaktionale Ziel des Compliance-Profils festgelegt.
- Namenskonvention: Die E-Mail verwendet eine Namenskonvention, die den Namen des Compliance-Profils enthält, was das Auffinden in der Liste aller E-Mails im System erleichtert.
- Personalisierungsattribute:
- {{OptedInPurposes&Topics}} – Liste aller Zwecke oder Themen, denen der Nutzer vor dem Absenden des Formulars zugestimmt hat.
- {{CompanyAddress}} – Unternehmensadresse aus dem Compliance-Profil.
- Schaltfläche zur Präferenzbestätigung – enthält einen personalisierten Bestätigungslink, mit dem der Nutzer seine Präferenzen bestätigen kann.
- Entfernen Sie nicht die Schaltfläche zur Präferenzbestätigung oder das Token {{OptedinPurposes&Topics}}, da Sie sonst von der Double-Opt-in-Vorlage von vorne beginnen müssen, um diese wiederherzustellen.
- Wird diese E-Mail gelöscht, funktioniert der Double-Opt-in-Erfassungsprozess nicht mehr ordnungsgemäß.
- Existiert für die gesamte Organisation oder für eine bestimmte Geschäftseinheit (falls mehrere Geschäftseinheiten vorhanden sind) kein Standard-Markenprofil, schlägt die E-Mail-Erstellung fehl und wird erst behoben, wenn ein Standard-Markenprofil erstellt wurde.
Schritt 4: Konfiguration des Bestätigungs-Erfassungsprozesses
Das System generiert automatisch eine Double-Opt-in-Bestätigungs-Journey und veröffentlicht sie. Seit Juli 2024 können Sie diese Erfassungsprozesse bearbeiten, um den Double-Opt-in-Ablauf an Ihre geschäftlichen Anforderungen anzupassen.
Bearbeitungsmöglichkeiten des Erfassungsprozesses
- Erinnerungs-E-Mails: Sie können eine Erinnerungs-E-Mail senden, wenn ein Kunde seine Präferenzen nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums bestätigt hat.
- Unterschiedliche E-Mails für Segmente: Sie können einer bestimmten Kundengruppe eine andere Bestätigungs-E-Mail senden.
- Erweiterte Szenarien: Passen Sie den Ablauf an spezifische geschäftliche Anforderungen an.
Schritt 5: Überschreiben der Einstellungen auf Formularebene
Ist Double Opt-in für ein Compliance-Profil aktiviert, löst das Absenden eines beliebigen qualifizierenden Formulars, das Einwilligungen für die Zwecke/Themen dieses Compliance-Profils erfasst, automatisch den Double-Opt-in-Prozess aus, und der Kontakt bzw. Lead, der das Formular abgesendet hat, erhält eine Bestätigungs-E-Mail.
Manchmal möchten Sie jedoch, dass ein bestimmtes Formular den Double-Opt-in-Ablauf nicht auslöst. In diesem Fall kann ein Benutzer mit ausreichenden Berechtigungen (zum Beispiel Berechtigungen zum Bearbeiten sowohl von Formularen als auch von Compliance-Profilen) zu den Formulareinstellungen gehen und Double Opt-in manuell deaktivieren, selbst wenn die Double-Opt-in-Einstellungen für das Compliance-Profil aktiviert sind.
Sobald Double Opt-in für ein Formular deaktiviert ist, bleibt es deaktiviert – unabhängig vom Double-Opt-in-Status auf Ebene des Compliance-Profils.
Best Practices
- Passen Sie die E-Mail-Vorlage an: Überprüfen und passen Sie die automatisch generierte Bestätigungs-E-Mail stets an Ihre Marke und Ihren Kommunikationsstil an.
- Testen: Testen Sie den gesamten Ablauf vor dem Start mit Test-E-Mail-Adressen.
- Nutzerkommunikation: Stellen Sie sicher, dass die Seite nach dem Absenden des Formulars die Nutzer klar darüber informiert, ihre E-Mails zu prüfen und ihre Einwilligung zu bestätigen.
- Überwachung von Kennzahlen: Prüfen Sie regelmäßig die Bestätigungsraten, um mögliche Probleme zu erkennen (eine niedrige Bestätigungsrate kann beispielsweise auf Probleme bei der E-Mail-Zustellbarkeit hinweisen).
- Dankesseite: Stellen Sie sicher, dass Sie über eine professionelle Bestätigungsseite verfügen, die eine positive Nutzererfahrung unterstreicht.
- Erinnerungs-E-Mails: Erwägen Sie die Einrichtung von Erinnerungs-E-Mails für Nutzer, die ihre Einwilligung nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums bestätigt haben (möglich nach Bearbeitung der Journey).
- Interne Dokumentation: Dokumentieren Sie Ihre Double-Opt-in-Konfiguration für Ihr Team, um Konsistenz sicherzustellen und künftige Aktualisierungen zu erleichtern.
Zusammenfassung
Dank Prozessautomatisierung und flexibler Konfigurationsmöglichkeiten ermöglicht Customer Insights – Journeys eine effektive Umsetzung von Double Opt-in, ohne den operativen Aufwand wesentlich zu erhöhen. Dabei ist es entscheidend, die Implementierung sorgfältig zu planen, die Kommunikation an die Bedürfnisse der Marke anzupassen und die Leistungskennzahlen regelmäßig zu überwachen. Indem Sie die oben beschriebenen Schritte und Best Practices befolgen, können Sie Double Opt-in effektiv umsetzen, ohne die Dokumentation nach Erklärungen für die Prozesse durchsuchen zu müssen.
Quellen: