Double opt-in w Dynamics 365 Customer Insights – Journeys

Obiło ci się o uszy, że Google i Microsoft zaostrzają swoją politykę dotyczącą mailingu? A może chcesz mieć pewność, że nie łamiesz RODO w zakresie zbierania kontaktów? W takiej sytuacji warto przyjrzeć się funkcjonalności Double opt-in!

Czym właściwie jest Double opt-in?

Double opt-in to proces wymagający od kontaktów lub potencjalnych klientów (rejestrujących się na nowe cele komunikacyjne lub tematy) potwierdzenia swojej subskrypcji poprzez kliknięcie w link wysłany na zarejestrowany adres e-mail. Ten dodatkowy krok pozwala potwierdzić, że żądanie jest zamierzone przez właściciela adresu e-mail oraz że podany adres jest prawidłowy i aktywnie używany.

Kto powinien stosować Double opt-in?

W skrócie: każdy.

W praktyce jednostki podlegające przepisom RODO oraz takie, gdzie lokalne przepisy pogłębiają tematykę ochronę danych osobowych oraz ich przetwarzania mogą zostać zobowiązane do wprowadzenia Double opt-in. Do krajów z tego typu obostrzeniami należą Niemcy, Austria i Szwajcaria.

Nawet jeśli Twoja firma nie działa na terenie takich krajów, to wprowadzenie takiej funkcjonalności może być dobrym pomysłem. Coraz częściej przedsiębiorstwa spoza jurysdykcji RODO przyjmują praktyki Double opt-in, ponieważ podejście to nie tylko zapewnia świadomą zgodę, ale także pomaga w walidacji adresów e-mail, poprawiając tym samym dokładność danych i jakość leadów.

Jakie są korzyści z wykorzystania Double opt-in?

• Zgodność z przepisami: Zapewnia wyraźną zgodę na komunikację marketingową
• Zaufanie klientów: Wykazuje przejrzystość i szacunek dla preferencji użytkowników
• Lepsza profilowanie i segmentacja: Dokładne i zweryfikowane dane klientów umożliwiają zaawansowaną personalizację i opcje segmentacji
• Wyższe zaangażowanie: Klienci chętniej otwierają e-maile, klikają linki (zwiększony open rate i CTR) oraz wykazują wyższy poziom ogólnego zaangażowania
• Wsparcie w walidacji adresów e-mail: Pozwala wychwycić adresy, które pomimo poprawności są np. porzucone przez użytkownika

Jak działa proces Double opt-in?

Proces składa się z pięciu kluczowych kroków:

• Wypełnienie formularza: Nowy lub istniejący kontakt (lub lead) wykorzystuje formularz do wyrażenia zgody na komunikację
• Komunikat informacyjny: Po przesłaniu formularza użytkownik widzi stronę informującą o konieczności sprawdzenia e-maila by odebrać wiadomość potwierdzającą (zawierającą link weryfikujący chęć subskrypcji)
• Wysyłka e-maila potwierdzającego: Customer Insights – Journeys wysyła e-mail z potwierdzeniem na podany w formularzu adres kontaktu lub leada

Link w e-mailu potwierdzającym jest ważny tylko przez 28 dni. Po tym okresie użytkownik nie może potwierdzić swojej zgody

• Potwierdzenie zgody: Użytkownik otwiera e-mail z potwierdzeniem i klika w link, który otwiera przeglądarkę internetową i przesyła zakodowany URL identyfikujący kontakt do systemu.
• Utworzenie/aktualizacja rekordu: Po zakończeniu potwierdzenia system tworzy nowy lub aktualizuje istniejący rekord kontaktu (lub leada) wraz z odpowiednimi zapisami zgód. Użytkownik zostaje przekierowany na stronę z podziękowaniem lub otrzymuje maila potwierdzającego wyrażenie zgody

Rekord kontaktu lub leada nie jest tworzony ani aktualizowany, dopóki użytkownik nie potwierdzi zgody poprzez kliknięcie w link w e-mailu potwierdzającym

Analityka i monitoring

Dla każdego formularza z włączonym Double opt-in dostępne są dodatkowe metryki pozwalające określić skuteczność procesu:

• Liczbę użytkowników, którzy potwierdzili swoje preferencje
• Liczbę użytkowników, których potwierdzenie jest w toku

Znane ograniczenia

Obecna wersja ma następujące znane ograniczenia:

• Formularze rejestracji na wydarzenia: Double opt-in nie działa dla formularzy rejestracji na wydarzenia
• Formularze centrum preferencji: Double opt-in nie działa dla formularzy centrum preferencji
• Wymagania dotyczące profilu marki: Jeśli domyślny profil marki nie istnieje dla danej jednostki biznesowej, konfiguracja Double opt-in kończy się niepowodzeniem, chyba że zostanie utworzony profil marki dla jednostki biznesowej
• Jeden profil zgodności na formularz: Każdy formularz może zawierać elementy tylko z jednego profilu zgodności

Podsumowanie

Double opt-in w Dynamics 365 Customer Insights – Journeys wspomaga budowanie bazy mailingowej wysokiej jakości i zwiększa zaufanie klientów. Dodatkowo pozwala na działanie zgodne z literą prawa w przypadku operowania na terenie kraju, który wymaga podwójnej weryfikacji. Jeśli z jakiegoś powodu nie chcesz wprowadzać Double opt-in w swojej firmie – warto skonsultować się z prawnikiem, który oceni czy firma nie przysporzy sobie problemów ignorując tę funkcjonalność.

Źródła:

• Microsoft Learn – Double opt-in in real-time journeys
• Microsoft Learn – Improve engagement and compliance with Double opt-in
• Microsoft Learn – Double opt-in and GDPR