Czy warto zainwestować w automatyzację procesów biznesowych i czy jest to bezpieczne?

Nowoczesne rozwiązania typu workflow umożliwiają digitalizację oraz automatyzację procesów biznesowych, dzięki czemu informacje, dokumenty, kontakty oraz zadania będą przekazywane pomiędzy uczestnikami procesu według ściśle określonych bezpiecznych procedur i reguł – w prosty i logiczny sposób. Automatyzacja procesów biznesowych jest odpowiedzią na potrzeby współczesnych firm, które do sprawnego działania potrzebują odpowiedniego wsparcia technologicznego. Na czym polega automatyzacja zadań i procesów biznesowych oraz jak odpowiednio wykorzystać ją w naszej firmie?

Automatyzacja zadań biznesowych w praktyce

Automatyzacja procesów biznesowych to grupa działań, które podejmowane są w celu zastąpienia, ulepszenia lub przyspieszenia tradycyjnie wykonywanej pracy, przy zastosowaniu nowoczesnych rozwiązań i projektów technologicznych.

Coraz popularniejsze w biznesie jest tzw. podejście procesowe, które zakłada, że firmy działają na podstawie o procesy, które zawierają zasady ich działania (tzw. know-how) oraz dają im przewagę nad konkurencją na rynku. Za automatyzację zadań oraz procesów biznesowych odpowiedzialne są specjalne programy (platformy), które pozwalają na całkowitą lub częściową automatyzację wielu procesów zachodzących w firmie. Automatyzacji mogą podlegać zarówno rutynowe czynności, jak i nietypowe lub okazjonalne zadania, które pojawiają się w firmie jedynie od czasu do czasu.

Przy zarządzaniu procesowym bardzo często mówi się właśnie o workflow, czyli przepływie pracy (zadań). Pod terminem tym kryje się również przepływ dokumentów i informacji (danych) między elementami procesu, tzw. aktorami (pracownicy, działy, inne systemy etc.). W celu usprawnienia tego workflow w firmie często wykorzystuje się wspomnianą automatyzację procesów, która pozwala na znaczące usprawnienie przepływu oraz daje ponadto pracownikom biorącym udział w działaniach firmowych niezbędne narzędzia, a także odpowiednie rozwiązania technologiczne. Nawet badania agencji Forester potwierdzają, iż wdrożenie platformy do automatyzacji procesów biznesowych wpływa pozytywnie na codzienne funkcjonowanie, a także wyniki finansowe firm.

Atuty automatyzacji biznesu

Automatyzacja procesów biznesowych niesie za sobą moc korzyści, które doceni każde przedsiębiorstwo zorientowane na rozwój i utrzymanie lub zdobycie przewagi konkurencyjnej na rynku. Przede wszystkim pozwala na oszczędności czasowe, gdyż jej zastosowanie w firmie przyczynia się bezpośrednio do wzrostu efektywności działań realizowanych przez pracowników i przyspieszenia realizacji procesów. Część czynności należących do ich obowiązków ulega bowiem zautomatyzowaniu, co w konsekwencji ściąga z pracownika obowiązek osobistego zajmowania się nimi. Zwłaszcza że przeważnie są to monotonne, proste i powtarzalne czynności.

Konsekwencją tego jest to, iż pracownicy mogą w większym stopniu skupić się na zadaniach wymagających ich fachowych kompetencji, wiedzy i nabytego doświadczenia, a ich praca staje się wydajniejsza, bardziej jakościowa i przez to satysfakcjonująca. W wielu przypadkach taka optymalizacja procesu może bezpośrednio przełożyć się na wyniki sprzedażowe firmy, nie mówiąc o redukcji kosztów działalności, szczególnie w obecnych realiach, tzw. rynku pracowników i braku specjalistów oraz wysoko wykwalifikowanych ekspertów w większości branż.

Automatyzacja to w skrócie:

• Wzrost produktywności: 87% szybsze procesy wewnętrzne i 1471 godzin zaoszczędzonych, 67% szybsze złożone procesy zewnętrzne i 7524 godzin zaoszczędzonych, 67% szybsze proste procesy zewnętrzne i 12 543 godzin zaoszczędzonych.
• Oszczędność czasu i obniżenie kosztów procesów: Zautomatyzowany proces może być realizowany nawet o 87% szybciej niż dotychczas.
• Wzrost jakości pracy i zmniejszenie ryzyka błędów: Automatyzacja eliminuje ryzyko ich popełniania – wpływa to na jakość pracy.
• Lepszy wgląd w procesy biznesowe: Zestandaryzowane i przejrzyste procesy biznesowe to baza przydatnych i cennych informacji dla menedżerów. Dane na temat przebiegu procesów zachodzących w firmie pozwala im podejmować lepsze decyzje dotyczące dalszego rozwoju organizacji, jak również wyłapywać słabe ogniwa, które wymagają optymalizacji.
• Lepsza jakość obsługi klienta: Wielu klientów jest w stanie zapłacić więcej za lepsze doświadczenia zakupowe, a zadowoleni klienci to przecież również lojalni klienci, silnie powiązani z produktami czy też usługami marek. Automatyzacja sprawia, że proces ich obsługi jest szybszy i niemal bezbłędny.
• Usprawniona współpraca i komunikacja wewnętrzna: Aplikacje biznesowe, które w jednym miejscu zbierają wszystkie zadania danego użytkownika, automatycznie je przydzielają oraz umożliwiają menedżerom bieżące monitorowanie prowadzonych projektów. Dość z chaosem notatek, dokumentów i różnych kanałów komunikacji.
• Skrócenie czasu wprowadzania nowych produktów i usług na rynek: Podejście testujące nową technologię w warunkach kontrolowanych, mając jedynie zarys pomysłu na aplikację biznesową, projektujemy jej pierwszą wersję i od razu poddajemy ją odpowiednim testom.

Automatyzacja za pomocą Power Automate i Dynamics 365

Power Automate to część Power Platform, jako chmurowe rozwiązanie Microsoft pozwoli na zintegrowanie kluczowych narzędzi, a także uzyskanie dostępu do gotowych szablonów oraz zaleceń dotyczących tego, jakie aplikacje warto ze sobą połączyć i w jakim celu.

Power Automate pozwoli na:

• Wzrost wydajności poprzez wykorzystanie sztucznej inteligencji: Dzięki dodatkowi AI Builder dopełnimy procesy biznesowe w swojej firmie o możliwości sztucznej inteligencji. Utworzone modele AI można osadzać bezpośrednio w przepływach pracy, które chcemy usprawnić.
• Możliwość połączenia danych środowisk lokalnych i chmurowych: korzystając z Microsoft Power Automate możemy zapomnieć o ręcznym kopiowaniu danych z jednej aplikacji do drugiej. Łączmy ze sobą wiele aplikacji, konfigurujmy dowolne akcje, czy wreszcie dodawajmy zaawansowane parametry, aby w ten sposób utworzyć płynny przepływ informacji.
• Efektywniejsza praca dzięki RPA – robotic process automation: Stosując intuicyjny interfejs i środowisko projektowe o niskim użyciu kodu, każdy pracownik będzie mógł zautomatyzować pracochłonne procesy, bez konieczności posiadania specjalnych umiejętności technicznych.

Dynamics 365 pozwoli na:

Dynamics 365 zaś to gwarancja bezpieczeństwa, ten system Microsoft’u zaprojektowano zgodnie z zasadami SDL, stosując wymagania bezpieczeństwa na każdym etapie prac. Zespół odpowiedzialny za Dynamics 365 zachowuje także zgodność z rygorystycznymi standardami Microsoft Operational Security Assurance, aby lepiej chronić dane klientów.

Ponadto Dynamics jest hostowany w centrach danych firmy Microsoft. Z tego powodu połączenia nawiązywane między klientami i centrami danych podlegają szyfrowaniu, zaś wszystkie z osobna publiczne punkty końcowe są zabezpieczone przy użyciu standardowego w branży protokołu Transport Layer Security (TLS). Protokół TLS odpowiednio zapewnia bezpieczeństwo połączenia między przeglądarką a serwerem, żeby wspomóc w utrzymaniu poufności i integralności danych między komputerami użytkowników a centrami danych.

Microsoft zaprojektował ten system tak, że nieautoryzowany ruch do centrum danych i w drugą stronę jest blokowany, zaś infrastruktura jest stale konserwowana, poprawiana i weryfikowana. Przeprowadza się również regularne testy penetracyjne, które mają na celu ciągłe sprawdzanie wydajności kontroli i procesów zabezpieczeń.

Zabezpieczenia oparte na rolach? Dynamics 365!

Ponadto, zabezpieczenia oparte na rolach dopasowane są do struktury przedsiębiorstwa: użytkownik przypisany jest do określonych ról zabezpieczeń, a na ich podstawie zakresów obowiązków w firmie oraz udziału w procesach biznesowych. Żeby jednak to uprościć, uprawnienia dostępu nadawane są bardziej rolom niż poszczególnym osobom. Administrator ma możliwość również dać uprawnienia dostępu na bazie obowiązków, jakie użytkownicy wykonują w swoich rolach, a nie na podstawie fragmentów programu wykorzystywanych przez użytkowników do pełnienia własnej funkcji. Aż w końcu do uzyskania dostępu do elementów programu wymagana jest autoryzacja. Takie zabezpieczenia danych stosuje się do blokowania dostępu do tabel, pól oraz wierszy w bazie danych.