Nowe metody segmentacji w Customer Insights Journeys

Wraz z rozwojem działań marketingowych firmy stopniowo narasta skomplikowanie segmentacji kontaktów używanych w kampaniach marketingowych. W Dynamics 365 Customer Journeys istnieje zestaw narzędzi, który umożliwia zredukowanie pracy manualnej przy doborze nowych segmentów. Poniżej przybliżę zarówno dwa rodzaje segmentów (statyczny i dynamiczny) oraz przedstawię proces tworzenia bardziej złożonego segmentu jak i alternatywy do tej metody.

Różnica między segmentem dynamicznym i statycznym (snapshot)

Wybór rodzaju segmentu

Po zdecydowaniu się na stworzenie nowego segmentu należy skierować się do ustawień:

A następnie wybrać preferowany segment:

• Odświeżanie automatyczne dla segmentu dynamicznego
• Migawka statyczna dla segmentu statycznego (snapshot)

Segment dynamiczny (domyślny)

Segmenty zapisywane jako dynamiczne, co stanowi opcję domyślną, będą automatycznie aktualizowały swoich członków, co pewien czas zgodnie z następującymi zasadami:

• Nowo stworzone segmenty, które nie są używane w procesach pozyskiwania: Co 30 minut przez pierwsze 24 godziny, a następnie co pełne 24 godziny
• Segmenty w aktywnych procesach pozyskiwania bez dodatkowych filtrów: Co 30 minut
• Segmenty w aktywnych procesach pozyskiwania z aktywnym choć jednym filtrem: Co 1 godzinę
• Segmenty nie używane w aktywnych procesach pozyskiwania: 24 godziny, ale po 120 dniach bycia nieużywanym przechodzi w stan Expired (przedawniony) i wymaga ponownego opublikowania przed użyciem go w procesie pozyskiwania

Takie segmenty najlepiej używać do:

• Bazowych segmentów np. „LoB”, „Allbaza”
• Segmentów wydarzeń, które będą w przyszłości aktualizowane nim dojdzie do wysyłki, ale zostały przygotowane zawczasu
• Segmentów do cyklicznych wydarzeń, w których baza kontaktów informowanych ciągle się rozszerza wraz z całą bazą kontaktów np. co miesięczne szkolenie przeprowadzane dla chętnych klientów

Segment statyczny (snapshot)

Segmenty zapisywane jako statyczne stanowią zapis segmentów na dany moment tzn. Jeśli 16.07 tworzę segment statyczny z 1000 uczestników, który używa AllBazy, a 17.07 dodam 500 nowych kontaktów, mój segment nie ulegnie zmianie i nadal wyślę wiadomość tylko do oryginalnych 1000 kontaktów.

Jeden statyczny segment może zawierać maksymalnie 2 000 000 kontaktów dodanych manualnie lub za pomocą pliku CSV.

Takie segmenty najlepiej używać do:

• Pojedynczych wydarzeń, które organizowane są dla konkretnej listy uczestników
• Do tworzenia list VIP lub „Wilczych biletów”, jako, że te i tak muszą być ręcznie uzupełniane
• Dla cyklów wydarzeń, których lista uczestników nie zmieni się w trakcie trwania cyklu

Poniżej wizualizacja różnicy między dwoma wariantami segmentów na liście:

Blokada Microsoft – wielokrotnie zagnieżdżone segmenty

Wybór rodzaju segmentu

Microsoft nie pozwala na budowanie wielokrotnie zagnieżdżonych segmentów, czyli segmentów, które odwołują się do innych segmentów zbudowanych z istniejących segmentów. Innymi słowy:

Jeśli stworzę segment „AllBaza – ktbnet” składający się z segmentów „AllBaza” i „Ktbnet”, a następnie spróbuję zrobić segment „Mój event”, który miałby użyć „AllBaza – ktbnet”, będzie to niemożliwe. Nie pojawi się on na liście dostępnych segmentów. Z tego powodu konieczne jest użycie niestandardowych zabiegów do tworzenia segmentów, by ograniczyć powtarzalność czynności i nadal oszczędzić czas.

Wizualizacja poniżej:

• Segment bazowy – dynamiczny (na potrzebę pokazu jest to prosty segment używający maili z naszej domeny)

• Segment złożony z segmentu dynamicznego i kolejnego kontaktu

• Segment złożony, który miałby użyć poprzedniego złożonego segmentu, jednak nie ma go na liście

Tworzenie segmentów bazowych i negatywnych

Segment bazowy

W przypadku segmentów bazowych, takich jak AllBaza czy LoB, najlepiej użyć segmentów dynamicznych.

Proces przebiega w sposób standardowy:

• Wybieramy segmenty z mapy stron (nawigacja boczna)

• Tworzymy nowy segment

• Nadajemy nazwę i wybieramy odbiorców docelowych (na potrzeby tego artykułu używamy kontaktów, a więc ustawień domyślnych)

• Dodajemy do segmentu sposób selekcji kontaktów np. przez użycie fragmentu emaila

W powyższym przypadku segment posiada 7 członków.

• Po zakończeniu procesu wybieramy gotowe do użycia lub zapisujemy jeśli chcemy wrócić do segmentu później

Przed zapisem

Po zapisie

Segment negatywny

W zależności od preferencji segment ten może być dynamiczny lub statyczny. Jeśli korzysta z elementów systemu, np. listy kontaktów, warto uznać go za dynamiczny. Jeśli natomiast jest wczytywany ręcznie z listy, statyczny powinien być wystarczający.

Powyższe kroki przebiegają analogicznie. Poniżej prezentuję stworzenie bardziej zaawansowanego segmentu, który polega na wzięciu kontaktów z KTBnet i gmaila, a następnie wybraniu z nich tylko kontaktów testowych, do których nie chcemy słać maili.

Złożone segmenty

Złożone segmenty konstruuje się w ten sam sposób co klasyczny segment, ale używamy w tym celu już przygotowanych segmentów, minimalizując konieczność powtarzania czynności.

Nawet gdyby możliwym było przygotowanie wielokrotnie złożonego segmentu – większą kontrolę uzyskamy budując segment składający się z mniejszych elementów, które możemy ustawić w konkretnych zależnościach. Dzięki temu nie musimy pamiętać wcześniejszych konfiguracji. Wystarczy przeprowadzić szybką konfigurację.

Poniższy segment będzie zawierał kontakty pochodzące z domeny @example-client.com, które są zarejestrowane na wydarzenie Showcase Event oraz wszystkie osoby z Showcase segment (dynamic) z wyłączeniem osoby obecnej w Showcase segment (static). W tym przykładzie moglibyśmy wysłać e-mail do wskazanych klientów danej firmy obecnych na ostatnim wydarzeniu oraz grupy VIP, która jest zawsze zapraszana. Osobą wykluczoną mógłby być np. prezes firmy, który wyraził niechęć co do uczestnictwa w danej serii wydarzeń.

Alternatywne metody pracy przy segmentacji kontaktów

Zamiast budowania złożonych segmentów raz za razem można wybrać jedną z alternatywnych metod pracy z kontaktami, która może znacznie uprościć działanie:

• W przypadku konieczności zbudowania wielu segmentów o podobnej strukturze, które mają wiele elementów wspólnych, ale jednocześnie składają się już z innych segmentów (jak np. w przypadku tego powyżej) – można zastosować prostą „sztuczkę”. Wystarczy zbudować segment składający się ze wszystkich elementów wspólnych, zapisać a następnie użyć opcji duplikacji całego segmentu. Po tym wystarczy uzupełnić brakujące modyfikacje do każdego z wariantów

• Załadowanie pliku CSV do segmentu może znacznie uprościć proces i oszczędzić czas jeśli zastosuje się następujący proces:
  1. W podglądzie kontaktów wprowadź interesujące cię filtry, które pozwolą na dobór odpowiedniej grupy

2. Wyexportuj kontakty do Excela

3. Zapisz plik jako CSV

4. Usuń wszystkie kolumny poza Email – pola do usunięcia zaznaczone na czerwono (w tym wcześniej niewidoczne zawierające oznaczenie Do Not Modify).

5. Stwórz nowy segment i zapisz go (tylko wtedy można załadować listy statyczne, w tym plik CSV) – możesz od razu oznaczyć go jako segment statyczny. Po załadowaniu oznacz segment jako „Gotowy do użycia”

Segment używający pliku CSV będzie ładować się znacznie dłużej niż normalny segment, ponieważ zawartość pliku jest porównywana do całej bazy kontaktów.

• Użycie dodawania i wykluczania segmentu w sekcji „Wpis” procesu pozyskiwania daje możliwość stworzenia dużo bardziej skomplikowanej interakcji – można użyć wielu segmentów, które są już złożone:
  1. Załóż nowy proces pozyskiwania i skieruj się do opcji „Wpis” w prawym panelu

2. W opcji „Wybierz segmenty”, tak jak podczas tworzenia procesu pozyskiwania możesz dodać tyle segmentów ile zechcesz, w tym segmentów złożonych
3. Analogicznie w „Segmenty wykluczenia” możesz dodać tyle segmentów, ile zechcesz, które zawierają w sobie kontakty, które mają nie być brane pod uwagę w momencie inicjalizacji procesu pozyskiwania. Raz jeszcze mogą to być segmenty złożone

W ten sposób imitujesz stworzenie segmentu wielokrotnego złożonego. Jest too też najszybsza metoda pracy, jeśli masz już gotowe inne segmenty.

• Użycie wyjść alternatywnych w sekcji „Zamknij” procesu pozyskiwania daje możliwość złożonej modyfikacji grupy docelowej podczas jego trwania (już po inicjalizacji). Ponownie – można użyć wielu segmentów, które są już złożone:
  1. Załóż nowy proces pozyskiwania i skieruj się do opcji „Zamknij” w prawym panelu

2. W opcji „Wyjście po wystąpieniu wyzwalacza” możesz wybrać wyzwalacze, których aktywacja dla danego kontaktu anuluje działanie procesu pozyskiwania dla tego kontaktu
3. W opcji „Segmenty wyjścia”, czasem nazywanej segmentem supresji, możesz dodać tyle segmentów, ile zechcesz. Kontakt, który stanie się częścią takiego segmentu zostanie usunięty z trwającego procesu pozyskiwania. Jest to opcja użyteczna tylko w przypadku segmentów dynamicznych

Ta metoda pozwala na zwiększenie kontroli ciągłych lub wielokrotnych procesów pozyskiwania

Podsumowanie

Powyższe metody dotyczą również potencjalnych klientów.

Mieszając powyższe sposoby zarządzania segmentacją i dobierając je do swoich potrzeb, możesz znacznie sprawniej zarządzać adresatami swoich kampanii marketingowych, bez konieczności ręcznego budowania bardzo złożonych segmentów. Należy pamiętać, że zarządzanie wieloma prostymi elementami jest łatwiejsze niż jednym przesadnie złożonym. Choć dla nietkórych z nich czasowy koszt wejścia jest dość spory (przygotowanie bazowych segmentów) ostateczny zysk długofalowy jest jak najbardziej wart poświęconego tak czasu.

Źródła:

• Optimize segment refresh – Dynamics 365 Customer Insights | Microsoft Learn
• Build segments in Customer Insights – Journeys – Dynamics 365 Customer Insights | Microsoft Learn
• Segmentation overview – Dynamics 365 Customer Insights | Microsoft Learn
• End a journey – Dynamics 365 Customer Insights | Microsoft Learn
• Start a journey – Dynamics 365 Customer Insights | Microsoft Learn