Verwaltung von Wartelisten in Microsoft Dynamics 365 Customer Insights – Journeys

Bei der Organisation beliebter Marketing-Veranstaltungen kommt es häufig vor, dass die Zahl der interessierten Teilnehmer die Zahl der verfügbaren Plätze übersteigt. Eine Warteliste ist eine zentrale Funktion, mit der Sie überschüssiges Interesse effektiv steuern und die Teilnehmerzahl einer Veranstaltung maximieren können.

Was ist eine Warteliste und warum lohnt sich ihr Einsatz?

Grundlagen der Warteliste-Funktion

Eine Warteliste in Dynamics 365 Customer Insights – Journeys ist ein Mechanismus, mit dem Sie Registrierungen von Personen erfassen können, die sich für eine Veranstaltung interessieren, wenn bereits alle verfügbaren Plätze reserviert sind. Personen auf der Warteliste können automatisch oder manuell zu vollwertigen Teilnehmern hochgestuft werden, sobald Plätze frei werden.

Geschäftlicher Nutzen

Maximierung der Teilnehmerzahl

Freigewordene Plätze von Personen, die ihre Teilnahme abgesagt haben, werden wieder aufgefüllt.

Messung des tatsächlichen Interesses

Präzise Ermittlung der Nachfrage nach einer Veranstaltung für eine bessere Planung künftiger Ausgaben.

Bessere Kommunikation

Klare Information der Interessenten über den Status ihrer Registrierung.

Aufbau von Engagement

Personen auf der Warteliste sind oft engagierter, da sie wissen, dass die Plätze begrenzt sind.

Daten für die Planung

Informationen über die Länge der Warteliste helfen bei Entscheidungen zur Kapazitätserweiterung oder zur Organisation zusätzlicher Termine.

Konfiguration einer Warteliste für eine Veranstaltung

Aktivierung der Wartelisten-Funktion

So aktivieren Sie die Warteliste für Ihre Veranstaltung:

• Öffnen Sie den Veranstaltungsdatensatz in Customer Insights – Journeys (Event planning > Events)
• Suchen Sie im Tab General den Bereich Capacity
• Setzen Sie Enable waitlist auf Yes
• Entscheiden Sie, ob Kontakte von der Warteliste automatisch zu registrierten Teilnehmern hochgestuft werden sollen, oder ob Sie dies lieber manuell erledigen möchten – indem Sie Auto-register waitlisted contacts auf Yes oder No setzen

Ist diese Option aktiviert, schaltet das System das Registrierungsformular automatisch in den Wartelisten-Modus um (die Schaltfläche Submit wird durch die Schaltfläche Join a waitlist ersetzt), sobald die Zahl der bestätigten Registrierungen das festgelegte Limit (Maximum event capacity) erreicht. In den Formulareinstellungen können Sie zudem eine benutzerdefinierte Benachrichtigung zum Beitritt zur Warteliste hinzufügen.

Konfiguration für einzelne Sessions

Die Warteliste kann nicht nur für die gesamte Veranstaltung, sondern auch für einzelne Sessions aktiviert werden:

• Öffnen Sie den Session-Datensatz in der Veranstaltungsagenda
• Legen Sie Session max. capacity fest – die maximale Teilnehmerzahl
• Aktivieren Sie Enable Waitlist
• Entscheiden Sie, ob Auto-register waitlisted contacts auf Yes gesetzt werden soll

Diese Lösung ist besonders nützlich für Workshops oder Sessions mit begrenzter Kapazität innerhalb einer größeren Konferenz.

Automatische Verwaltung der Warteliste

Wie funktioniert die automatische Hochstufung?

Dynamics 365 bietet die Möglichkeit, Personen automatisch von der Warteliste zu registrierten Teilnehmern zu verschieben. Das System arbeitet nach dem FIFO-Prinzip (First In, First Out) – die Person, die zuerst auf die Warteliste gesetzt wurde, wird auch als erste hochgestuft, sobald ein Platz frei wird.

Wird ein Teilnehmer automatisch von der Warteliste in die Hauptteilnehmerliste übertragen, ändert das System den Registrierungsstatus von „Waitlisted” zu „Registered”.

Vorteile der Automatisierung

Die automatische Wartelisten-Verwaltung:

• Macht manuelle Überwachung überflüssig
• Beschleunigt das Auffüllen freier Plätze
• Verringert das Risiko menschlicher Fehler
• Gewährleistet einen fairen Prozess auf Basis der Reihenfolge der Anmeldungen
• Reduziert den administrativen Aufwand für das Veranstaltungsteam

Manuelle Verwaltung der Warteliste

Wann sollte der manuelle Prozess genutzt werden?

Trotz der Vorteile der Automatisierung erfordern manche Szenarien eine manuelle Prüfung und Freigabe von Teilnehmern von der Warteliste:

• Premium-Veranstaltungen – wenn Sie das Profil des Teilnehmers prüfen möchten (z. B. Position, Branche)
• Ausgewogene Repräsentation – wenn Ihnen die Vielfalt der Teilnehmer wichtig ist (z. B. Mischung aus Kunden und Partnern)
• Kostenpflichtige Veranstaltungen – wenn der Zahlungsstatus vor der Hochstufung geprüft werden muss
• Besondere Kriterien – wenn Sie bestimmte Gruppen priorisieren (z. B. VIP-Kunden, langjährige Partner)

Prozess der manuellen Prüfung und Hochstufung

Unter der Annahme, dass Auto-register waitlisted contacts deaktiviert ist, gehen Sie wie folgt vor.

1. Anzahl der Plätze erhöhen

• Überprüfen Sie, dass der Registrierungsprozess geschlossen ist
• Erhöhen Sie die Anzahl der Plätze, z. B. von 0 auf 50

2. Warteliste durchsehen:

• Gehen Sie zur Veranstaltung und dann zum Tab Registration and attendance
• Filtern Sie Registrierungen nach dem Status waitlisted
• Sichten Sie die Profile der Personen auf der Warteliste (Unternehmensdaten, Interaktionshistorie mit dem Unternehmen) und treffen Sie Ihre Auswahl nach Ihren bevorzugten Kriterien

3. Hochstufung zur vollen Teilnahme:

• Wählen Sie die gewünschte Registrierung von der Warteliste aus
• Klicken Sie auf Set as registered oder Cancel registration (je nachdem, ob Sie den Veranstaltungskontakt annehmen oder ablehnen möchten)

4. Kommunikation mit dem Teilnehmer:

• Stellen Sie sicher, dass Sie dem Nutzer über Journeys Benachrichtigungen mit allen notwendigen Informationen senden

Praktische Auswirkungen

Aufgrund des zeitaufwändigen Charakters der manuellen Prüfung müssen Sie innerhalb eines begrenzten Zeitrahmens arbeiten:

• Zeitrahmen festlegen – z. B. die Warteliste (Veranstaltung und Segmente) innerhalb von 24 Stunden nach Ende des Registrierungsprozesses prüfen
• Ressourcen einplanen – eine für die Überwachung der Warteliste zuständige Person benennen
• Klar kommunizieren – Personen auf der Warteliste über die voraussichtliche Wartezeit informieren
• Zeitpuffer einplanen – nicht bis zur letzten Minute vor der Veranstaltung warten

Zusammenfassung

Die Warteliste ist ein Werkzeug, mit dem Sie den ROI von Veranstaltungen maximieren und Interesse besser steuern können. In ihrer Grundform sind nur wenige Klicks nötig, um die Erfahrung sowohl für den Marketer als auch für den Teilnehmer erheblich zu verbessern.

Microsoft Dynamics 365 Customer Insights – Journeys bietet sowohl automatische als auch manuelle Mechanismen zur Verwaltung von Wartelisten und gibt Ihnen die Flexibilität, den Prozess an die Besonderheiten Ihrer Veranstaltung anzupassen.

Die Kombination der Warteliste mit fortschrittlicherer Customer-Journeys-Automatisierung und CRM-Integration schafft ein durchgängiges Teilnehmererlebnis und maximiert den geschäftlichen Wert jeder Veranstaltung.

Quellen:

• Microsoft Learn: Event management and registration
• Microsoft Learn: Set up and manage waitlist